Pola Manajemen Koperasi Indonesia
Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.
Hal yang
membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada
unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan
pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut :
Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat
kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas.
Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi
sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.
Untuk
koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan
mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus
anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya
pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh
pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah
ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya
akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :
a. Perencanaan
Perencanaan
merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan
apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan
siapa yang harus melakukan. etiap
organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil
maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam
pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk,
tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.
Perencanaan
yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan
berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan
datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali
sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
Perencanaan dalam Koperasi :
Organisasi
koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik
agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi
perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena
merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir
koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik,
dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan
tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan
tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu
per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih
Tipe
rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam
tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.
b. Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian
merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan
dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para
anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien.
Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur
organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:
Struktur Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai
pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang
harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul
dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan
dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus
harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia
merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan
kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula,
pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam
mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan
baik.
Dengan
masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha
koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut.
Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan
macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang
dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun
masing-masing mempunyai kelemahan.
c. Pengarahan
Pengarahan
merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing
orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang
berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling
bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat
mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seorang
karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai
motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi
karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam
dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau
pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama
ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai
mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :
Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:
*
Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para
karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan
prestasinya,
*
Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi
pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus
secara teratur,
d. Pengawasan
Pengawasan
adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan
sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui
beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang
dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan
koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan
dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah
ditetapkan.
Ada beberapa
alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki
adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:
* Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan
waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu,
feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.
Teknik dan Metode Pengawasan :
Secara
garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode
pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan
kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi
secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan
kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk
mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa
digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan
menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis
rasio dan sebagainya.
Kita dapat
melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan
Nasional muncul 4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:
1. Pola Dagang.
Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
2. Pola Vendor.
Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.
3. Pola Subkontrak.
Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.
4. Pola Pembinaan.
Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.
Ke-empat pola
tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem
dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk
ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian
umumnya terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan koperasi
sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dengan hanya
menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi bargaining yang
lemah.
Memasuki
millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih
teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang
ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan
kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.
Pemerintah
dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan membangun
unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta
meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping
itu juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang
memperlihatkan bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai
standar ekspor.
Telah
disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus
kepada koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di
Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya focus perhatian pembinaan
disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan tersier dalam suatu
sistem pembinaan terpadu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar