Manajemen Umum

MANAJEMEN UMUM

 Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua sama. Berikut definisi tenang manajemen oleh Profesor Oei Liang Lee : Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa manajemne mempunyai 5 fungsi :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima macam fungsi ini sangat penting dalam proses menjalankan semua kegiatan, dan setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga telah mempunyai tujuan. Tetapi untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya perencanaan terlebih dahulu tentang Apa, Bagaimana, Mengapa dan Kapan akan dilakukan. Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Terkadang juga terjadi peyimpangan di dalamnya dan untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlalu jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian.
Dan yang terahir adalah pengawasan, setelah fungsi ini selesai dilakukan maka kegitan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.
 Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen yaitu :
(1) Manajemen puncak: sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci yang biasanya mempunyai tugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting.
(2) Manajemen madya: seperti pimpinan pabrik atau manajer devisi yang diberi tugas untuk bertanggung jawab dalam penyusunan rencana oprasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.
(3) Manajemen operasional: manajemen operasional merupakan jenjang terendah dalam piramida dan tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.

 Latar Belakang Sejarah Manajemen
 Gerakan Manajemen Ilmiah
Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tapi sekitar tahun 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) seseorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Sebelum Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Indonesia. Ia juga mempelajari manajemen, mencari teknik-teknik yang dapat meningkatkan produksi batu bara. Secara umum, ia berusaha melakukan seperti Taylor yang mencari metode-metode yang lebih ilmiah. Dan pada tahun 1911 akhirnya Taylor meluncurkan buku yang berjudul The Principles of Scientific Management. Dan dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah :
1. Semua pkerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan cara terbaik untuk menyelesaikannya.
2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
3. Kita dapt menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikiuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif.
4. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan
Penelitian dan buku buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun.


 Sekolah-sekolah tentang Pemikiran Manajemen
Sebagai akibat dari semakin besarnya minat pendidikan manajemen, sejumlah pendekatan teoritis untuk mempelajari manajemen telah bermunculan. Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan mambahas 5 (lima):
1. Sekolah Klasik (Classical school): berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar dan sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
2. Sekolah Perilaku (Behavioral school): sekolah ini disebut juga dengan leadership, human relations, atau behavioral sciences of management, yang telah populer dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan bagi para manajer untuk memahami manusia.
3. Sekolah Ilmu Manajemen (Management science school): tidak seperti sekolah klasik yang mengidentifikasikan tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.
4. Analisis Sistem: analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Pengertian sistem itu sendiri adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
5. Manajemen Hasil: sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker MBO telah semakin populer. Pengertian MBO itu sendiri ialah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan, MBO juga memusatkan perhatian pada hasil bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan.

 Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi dalam manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal itu akan berlayar. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah:
 Bentuk-bentuk Perencanaan
Seperti telah diuraikan diatas, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan demikian perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut: (1) tujuan, (2) kebijakan, (3) strategi, (4) prosedur, (5) aturan, dan (6) program.
 Kegunaan Perencanaan
Kegunaan dari perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.
 Langkah-langkah Penyusunan Perusahaan
Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan (premising)
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tinadakn yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung
 Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan umtuk menyusun suatu perencanaan, dan dapat dikatakan bahwa sebuah perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional. Dengan memperoleh anggapan-anggapan secara jelas, tujuan yang hendak dicapai serta kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul dalam menyusun suatu perencanaan, haruslah dikaitkan dengan tenggang waktu tersebut.
 Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi 3 golongan, yaitu: perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka pendek.
Perencanaan pembangunan 25 tahun di Indonesia yang dikenal dengan Era Pembangunan merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang. Sedangkan pembangunan 5 tahun masih dapat dipecah-pecah menjadi perencanaan pembangunan tahunan digolongkan ke dalam perencanaan jangka pendek. Dalam perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek terdapat hubungan yang erat antara satu dengan yang lain. Dapat dikatakan bahwa perencanaan-perencanaan tersebut bersifat integral.
 Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Seperti telah dikemukakan bahwa perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas, tetapi perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang bersifat seperti membatasi :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yang sangat cepat
3. Kekakuan internal
4. Kekakuan eksternal
5. Waktu dan biaya
 Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan: pengambilan keputusan yang efektif memerlukan adanya pemilihan tindakan yang rasional.
b. Alat pengambilan keputusan: untuk mengambil keputusan yang rasional digunakan alat-alat seperti operation research, teori probabilitas, dan linier progamming.

 Pengorganisasian
 Pengertian
Setiap organisasi memiliki 3 komponen pokok, yaitu personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik yang semuanya merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ditinjau dari segi prosesnya pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok dengan sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat diktakan sebgai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia, dan fakto-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat.

 Pola hubungan antar Komponen Organisasi
Semua tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dimana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian dan terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas. Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan suatu tanggung jawab ia diminta juga untuk memberikan pertanggungjawabannya ke arah tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggungjawabannya mempunyau hubungan yang erat dan juga saling berkaitan.
 Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentanga kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dapat disimpulkan bahwa faktor jumlah bawahan saja belum menjamin keefektifan serta efisiensi pengaturan dari seorang pimpinan. Untuk itu harus diperhatikan pula faktor lain yang mempunyai hubungan erat. Dan faktor tersebut adalah frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Banyak atau sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu:
1. Latihan dari bawahan
2. Pendelegasian wewenang
3. Perencanaan
4. Teknik komunikasi
 Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi
Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi pula jumlah bawahan atau bagian-bagian yang di pimpinnya. Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada bebrapa faktor berikut ini :
a. Didasarkan pada Suatu Angka
b. Didasarkan pada Waktu
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
 Karakteristik Struktur Organisasi
Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu keseimbangan dalam organisasi dan fleksibel.

 Pengarahan
 Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando
 Cara-cara Pengarahan
Adapun cara pengarahan yang biasanya dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan biasanya berupa Orientasi, Perintah (lisan dan tertulis), dan Delegasi wewenang.
 Komunikasi
Dari beberapa pendapat tentang komunikasi dapat kita ambil kesimpulannya, bahwa;
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga, dsb.
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan informasi dan pendapat.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi.
d. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan kata-kata, surat, kode ataupun simbol.

 Motivasi
Bagi para pelaksana untuk melaksanakan tugas-tugas dengan baik dipengaruhi oleh cara manajer dalam memberikan perintah. Misalnya dengan memberi dorongan agar mereka bersedia untuk bekerja dengan semangat tinggi. Biasanya, keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu memberi dorongan (motivasi) karyawaannya meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna.

 Pengkoordinasian
Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka.
 Prinsip-prinsip Koordinasi
Dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan 3 prinsip berikut:
1. Prinsip kontak langsung
2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
3. Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada.
 Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai.

 Pengawasan
 Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terkhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
 Langkah-langkah Pengawasan
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah;
a. Menciptakan standard
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan tindakan koreksi
 Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk melakukan pengawasan yang baik diperlukan beberapa syarat, yakni:
1. Mendukung sifat dan kebutuhan (aktivitas)
2. Harus melapor setiap penyimpangan yang terjadi
3. Harus mempunyai pandangan ke depan
4. Harus obyektif dan teliti
5. Harus luwea/fleksibel
6. Harus serasi dengan pola organisasi
7. Harus ekonomis
8. Harus mudah dimengerti, dan
9. Harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.